INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ KLIENTŮ A OBCHODNÍCH PARTNERŮ
Vážení,
tento dokument obsahuje základní informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Byl připraven v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
Správce osobních údajů
a) Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
b) Správcem Vašich údajů je:
IBI-International spol. s r. o., IČ: 44847378, se sídlem Praha 1, Nové Město, Senovážné náměstí 1463/5, PSČ 110 00, vedená u Městského soudu v Praze, sp.zn. C 5871,
dále jako správce
c) Se správcem se můžete spojit prostřednictvím těchto kontaktů:
tel.: +420 221 111 563
e-mail: ibi@ibi.cz
dat. schránka: 5w7qfra (IBI-International spol. s r.o.)
Účel, pro který osobní údaje potřebujeme a legitimita jejich zpracování
a) Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:
* zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
* marketingovým účelům
– zaslání průběžných informací (novinky, aktuální nabídky, cenové nabídky, zdravotnické informace, např. publikované články, farmakovigilační informace) o zboží dodávaných správcem (dále také jako produkty),
– zasílání pozvánek na odborné akce a semináře,
– zjišťování informací o Vaší spokojenosti se službami a akcemi,
– interní analýzy proběhlých vzdělávacích akcí a jiných událostí, kterých jste se účastnil/a,aby správce co nejlépe přizpůsobil nabídku svých produktů a obchodní sdělení ohledně nich Vašim potřebám, pro tento účel zpracování správce získává Váš jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR;
* ochrany svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je zajištění ochrany podkladů, které jste nám svěřili ke zpracování, ochrana našeho majetku.
b) Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Ohledně poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud správci neudělíte souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.
c) Našimi oprávněnými zájmy jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana našeho podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.
d) Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
e) Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Osobní údaje a jejich zpracování
a) Zpracováváme tyto Vaše osobní údaje:
* základní identifikační údaje – jméno a příjmení, titul, adresu bydliště, případně název a adresa firmy a její IČ a DIČ u OSVČ,
* kontaktní údaje – telefonní čísla a e-mailové adresy (ta je pro nás Vašim jedinečným identifikátorem)
* pracovní pozice, včetně pracovního zaměření (obor činnosti), včetně zaměstnavatele
* informace o produktech a službách, které Vám poskytujeme
* informace o vzájemné komunikaci – informace z e-mailů, ze záznamů z jednání s obchodním zástupcem správce nebo kontaktních formulářů.
* fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách
* lokalizační údaje – adresy, které nám poskytujete pro realizaci služeb
* síťové identifikátory – podrobně viz https://www.ibi.cz/prohlaseni-pouziti-cookies
b) Zdroj osobních údajů
– osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního či živnostenského rejstříku.
c) Doba zpracování
– informace, které musíme archivovat na základě lhůt daných legislativou, uchováváme po dobu danou v zákonech (to se týká zejména účetních dokladů).
Ostatní informace o zakázkách uchováváme po dobu 5 let od skončení platnosti smlouvy nebo předání zakázky, přičemž dodané podklady k jednotlivým zakázkám likvidujeme bezprostředně po předání zakázky.
Vaše identifikační a kontaktní údaje, záznamy o komunikaci likvidujeme 5 let po posledním vzájemném kontaktu.
Osobní údaje zpracovávané pouze pro marketingové účely budou zpracovávány do odvolání souhlasu, maximálně po dobu 10 let.
Po uplynutí uvedené doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
d) Předávání dat
– osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení.
Dále budeme předávat nezbytné osobní údaje (adresu, kontaktní osobou a její tel.) v případě využití smluvních dodavatelů – přepravních firem nebo dodavatelům poštovních služeb, externích grafiků či dalších subdodavatelů.Při zpracování zakázek pak využíváme různé systémy, které máme většinou nainstalovány na našich zařízeních. Pokud tomu tak není a systém provozuje externí dodavatel, máme s ním uzavřené odpovídající smlouvy a hlídáme, aby i on se o Vaše data staral s patřičnou zodpovědností a v souladu s GDPR.
Vaše práva
a) Souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů jsou Vám garantována práva popsaná v tomto článku. Můžete je uplatnit u správce na výše uvedených kontaktech, a to buď zasláním e-mailu na uvedené adresy nebo písemně na adresu sídla společnosti. Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady. Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.
b) Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů
– jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování. Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto dokumentu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
c) Právo na přístup k osobním údajům
– jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
d) Právo na opravu
– za daných podmínek máte obecně právo na opravu svých osobních údajů.
e) Právo na výmaz/právo být zapomenut
– ve stanovených případech máte právo požadovat, aby správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
f) Právo na omezení zpracování
– správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
g) Právo na přenositelnost údajů
– na základě Vaší žádosti může správce poskytnout Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
h) Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
– pokud máte za to, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.
i) Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
– kdykoliv se můžete obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
j) Právo odvolat souhlas
– Vámi udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to buď vyplněním formuláře webových stránkách nebo zasláním odvolání na e-mail nebo adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.
Zpracovatel osobních údajů
Pokud nám svěříte ke zpracování podklady, které obsahují osobní údaje nebo zpracováváme objednávku, k jejíž realizaci jsou osobní údaje dalších osob nutné, pak jsme vůči těmto osobním údajům v pozici zpracovatele.
Při realizaci objednávky pak jednáme plně v souladu s pokyny zadavatele. Ty jsou většinou u komplexnějších zakázek součástí smlouvy nebo objednávky.
Podklady pro takovéto objednávky (které mohou obsahovat osobní údaje) zpracováváme po dobu nezbytně nutnou a po realizaci objednávky je mažeme/likvidujeme (nejpozději do 30 dnů po předání objednávky, nevyžádali nějaká nečekaná okolnost uchování.
Odpovědností společnosti IBI-International spol. s r.o.
*komunikace s dozorovým orgánem
* informuje subjekty údajů o jejich právech týkajících se zejména:
– totožnosti a kontaktních údajů na správce,
– účelu zpracování,
– oprávněných zájmů správce, pokud je zpracování osobních údajů nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce nebo třetí strany,
– existence práva podat stížnost k dozorovému orgánu, o době, po kterou budou osobní údaje uloženy,
– existence práva kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů,
– skutečností, zda je poskytování osobních údajů zákonným nebo smluvním požadavkem a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout a dále informace o důsledcích jejich neposkytnutí,
– skutečností, zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování,
– uzavírá smlouvy s jednotlivými zpracovateli.
* informuje subjekty údajů o jejich právech týkajících se zejména
– existence práva požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajících se subjektu údajů,
– práva na opravu,
– práva na výmaz,
– práva na omezení zpracování– práva vznést námitku,
– vyřizuje výše uvedená práva subjektů údajů.
Platnost
Tento dokument je platný od 1. 6. 2023 a může být kdykoli aktualizován.
Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách společnostiwww.orthomol.cz